팬데믹 이후 비즈니스 변화의 흐름을 놓치지 마십시오.

출장 및 경비 프로그램의 다섯 가지 단계.   

 

팬데믹은 우리에게 조심스럽게 다가와 “실례하지만, 변덕스러운 글로벌 비즈니스에 잘 적응하시려면 기존의 출장 및 경비(T&E) 시스템을 업데이트하시는 게 좋을 것 같은데, 늦지 않게 업데이트하시는 게 어떠시겠어요?”라고 귀띔해 주지 않았습니다. 오히려 갑작스럽게 찾아와 모든 직원들을 사무실에서 쫓아내 각자의 집으로 돌려보낸 뒤, 모든 시스템을 재택근무에 맞게 당장 바꾸라고 협박한 것에 가까웠습니다. 

 

현재 전 세계 50%의 기업들이 ‘기존 시스템’에서 탈피해 새로운 시스템을 도입했으며, 아직 탈피하지 못한 나머지 기업들은 클라우드화 및 자동화 프로세스로의 전환을 위해 불확실한 첫걸음을 떼고 있습니다. 만일 귀사가 기존 시스템에서 탈피하지 못한 쪽에 해당되신다면, 귀사의 출장 및 경비 시스템의 성숙도는 최근 SAP Concur의 후원으로 제작된 IDC Presentation의 기업 출장 및 경비 소프트웨어 성숙도 모델의 다섯 가지 단계 중 첫 번째 단계에 해당됩니다. 물론 지금 귀사가 첫 번째 단계에 있다고 해서 앞으로도 계속 첫 번째 단계에 머물러 있을 것이라는 말은 아닙니다. 

 

다음 단계로 언제든지 나아가실 수 있습니다. 귀하의 업무 처리 방식을 재고하고, 지속적인 개선을 위해 노력하며, 더 나은 결과로 이어지는 방법을 찾을 수 있습니다. 하지만, 이 모든 것을 위해서는 현재의 상황에서 벗어나야만 합니다. 

 

레거시 애플리케이션: 구시대적 시스템 환경에서 탈피하기.   

한때 많은 기업들이 사용했던 온프레미스는 실제 유용성에 비해 오랜 기간 동안 사용되었고, 클라우드 기반의 최신 재무 애플리케이션을 채택하면 직원 생산성과 비즈니스 효율성에 새로운 활력을 불어넣을 수 있습니다. 출장 및 경비 프로세스에 인텔리전스를 자동화하고 포함하게 되면 보다 더 나은 데이터를 얻을 수 있기 때문에, 전보다 전략적인 의사 결정이 가능하며, 민첩성 향상, 예산 책정, 경쟁 우위 확보가 가능해집니다. 

“업무 환경이 급작스럽게 재택근무로 전환되면서 레거시 소프트웨어의 결점이 부각되었습니다... 

재택근무 시 애플리케이션에 액세스할 수 없었기 때문에 직원들은 업무를 할 수 없었습니다."

 

자동화된 포인트 솔루션: 한 개의 솔루션 당 한 개의 문제 해결.   

AP 또는 재무와 같은 워크플로우를 중심으로 구축된 특수 솔루션은 당면한 문제점을 해결한다는 점에서는 매우 유용합니다. 하지만 문제점이 한 부서에서만이 아닌 모든 부서 전체에 걸쳐 서로 연결되어 있는 경향이 있기 때문에, 한 영역에서 문제를 해결하더라도 다른 영역에서는 여전히 문제점이 남아있을 수 있습니다. 특정 문제를 특정 솔루션으로 한 번에 한 개씩 해결하는 대신, 통합 지출 관리 플랫폼을 도입하면 조직 전체의 지출 데이터를 한곳으로 모을 수 있기 때문에, 비용 절감이나 예약 등에 대한 가시성이 높아지는 것은 물론이고 여러 문제를 한 곳에서 한 번에 해결할 수 있습니다. 

“Covid를 계기로 자동화 기술의 도입이 가속화되었습니다.   

자동화로의 전환은 구시대적이고 느린 룰 기반의 자동화에서  

머신 러닝을 통한 지능형 자동화로의 전환을 의미하기도 합니다.”

 

연결된 플랫폼 생태계: 완벽하지는 않지만 전보다 훨씬 나아진 시스템.   

출장 및 경비 데이터를 귀사의 시스템과 항공사나 호텔과 같은 타사 앱에 연결하는 것은 출장자 데이터를 공유할 수 있는 매우 좋은 방법이지만, 해당 데이터를 수집하려면 여전히 시스템 간에 이동이 필요합니다. 시스템 간에 이동이 가능해지면, 비즈니스 애플리케이션을 예산 추적 및 사전 승인 기능과 연결할 수 있기 때문에 비용을 지출하기 전에 미리 내역을 확인할 수 있습니다. 이 모든 것은 한 번에 확인이 가능합니다. 

“설문조사 응답자의 42%가 자사의 재무 앱들은 '서로 분리되어 있다'라고 응답했습니다.”

 

통합 애플리케이션 제품군: 업무를 중심으로 한 앱 통합.   

귀하가 귀사의 운영 자본 흐름을 처음부터 끝까지 한눈에 보고 싶다고 가정해 보겠습니다. 그러기 위해서는 출장 및 경비, 법인 카드, CRM 및 ERP/재무 시스템에서의 정보를 한데 모아야 합니다. 일반 솔루션들 또한 이러한 문제를 원활하게 해결할 수는 있지만, 클라우드 기반의 솔루션은 기존 재무 프로세스를 완벽하게 변화시켜 모든 정보를 한눈에 확인한 후 해결할 수 있게 합니다. 또한 인텔리전트 기술을 사용하면, 프로세스 처리 시간을 단축하고, 감사 효율성을 높이며, 팬데믹으로 인해 주춤했던 재정 상황을 원상 복구할 수 있습니다. 

"응답자의 59%가 ‘업계 최고 제품’보다는 통합된 제품을 선호한다고 답했습니다."

 

인텔리전트/예측 프로세스: 경비 지출 예측이 가능한 재무 환경.   

계획되지 않은 불필요한 지출을 예견할 수 있고(따라서 피할 수도 있으며), 미래의 경비 지출을 예측하고 대비할 수 있는 환경은 모든 사람이 원하는 환경입니다. 이러한 미래 지향적인 방식은 오늘날 많은 기업의 처리 방식인 지난 몇 달간의 내역을 통해 얼마의 비용을 왜 지출했는지 파악하는 방법과는 완전히 다릅니다. 인텔리전스를 제대로 활용한다면 지속적인 발전과 개선이 가능하며, 팬데믹과 같이 세계의 판도를 뒤집는 사건이 일어났을 때 그 이후를 미리 예견 및 대비할 수 있습니다. 

 

IDC Presentation, 기업용 출장 및 경비 소프트웨어 성숙도 모델 자료를 통해 각각의 단계에 대해 자세히 알아보신 후, 다음 단계로 넘어갈 수 있는 방법을 살펴보시기 바랍니다. 

 

각주 1: SAP Concur의 후원으로 제작된 IDC Presentation, 기업용 출장 및 경비 소프트웨어 성숙도 모델, 문서 번호 #US48310221, 2021년 10월