매입채무(AP)와 AI: 효율성과 통찰력을 제공하는 이상적인 조합

매입채무(이하: AP) 업무 담당 전문가들은 인보이스 처리가 시간 소모적이고 노동 집약적인 프로세스이며 오류가 발생할 가능성이 높다는 점을 익히 잘 알고 있습니다. 숫자를 직접 입력하거나 서류와 불완전한 세부 정보를 일일이 찾는 것을 즐기는 이는 거의 없습니다. 인공지능(AI)은 이러한 번거로움을 완화하고 바쁘기만 하고 쓸모 없는 업무를 덜어 줌으로써 기업에 필요한 효율성과 지출에 대한 가시성을 제공합니다. 

당사의 새로운 백서인 ‘인보이스, AI와 만나다’는 AP 및 관련 프로세스가 개인이나 팀이 절대 할 수 없는 방식으로 대량의 데이터를 처리하는 능력을 갖춘 AI의 강점이 유용하게 활용될 수 있는지 살펴봅니다. 기업은 생산성, 지출 통제 및 통찰력, 그리고 재무 역할에 대한 인력 및 전문성의 지속적인 부족 문제를 해결하는 데 도움이 되는 솔루션을 얻을 수 있습니다. 직원들은 고부가가치 업무에 집중하고 AP 팀의 일원이 되어 회사에 더 큰 가치를 제공할 수 있습니다. 

AP 추세에 관한 보고서를 발표한 Ardent Partners의 Andrew Bartolini는 “기업들은 강력한 AP 운영이 실질적인 가치를 제공하고, 수익성을 높이고, 전반적인 운영을 최적화할 수 있는 전략적 요충지가 될 수 있다는 놀라운 사실을 깨닫고 있습니다.”라고 말합니다. 

인보이스와 AI의 시너지 

매입채무(AP)가 시간 및 정확성 과제를 극복하고 통찰력과 가치를 제공하는 잠재력을 발휘하는 데 AI가 어떻게 도움이 될 수 있는지 알아보세요. 

백서 읽기

 최근 조사에 따르면 재무 리더들은 일상 업무를 더 잘 예측하고 자동화할 수 있는 AI의 잠재력을 인식하면서 AI에 더 익숙해지고 있으며, 얼리 어답터들은 장부 관리, 규정 위반 관련된 모니터링 및 기타 기능에 AI를 적용하고 있습니다. 약 2/3에 해당하는 63%가 올해 최첨단 기술에 투자할 계획입니다.² 이점을 고려할 때 AP는 이상적인 목표입니다. 

AI가 매입채무 문제를 해결하는 방법 

현재 많은 기업의 사례에서 볼 수 있듯 인보이스는 PO 번호나 연락처 정보와 같은 필수 정보가 누락되거나 가격, 수량 등과 관련된 주요 오류를 포함하는 등 여러 문제가 수반된 다양한 형식으로 접수됩니다. 그리고 AP 팀은 종종 수동으로 세부 정보를 입력해 가며 인보이스를 정리합니다. 이는 오랜 시간이 소요되고 수차례의 검토 및 보완이 필요한 과정입니다. 그 과정에서 문제를 놓치고, 오류가 발생하며, 공급업체들의 화를 돋우고, 연체료가 청구되고, 조기 지급에서 얻을 수 있는 기회가 상실됩니다. 

AI를 사용하여 인보이스의 주요 세부 정보를 캡처하는 솔루션은 광학 문자 인식과 같은 자동화 및 솔루션으로 확장됩니다. 이들은 실수로부터 배우고, 회사별로 상이한 정보를 기억하며, 자체 템플릿을 생성하고, 인간의 전문성과 제도적 지식을 활용합니다. 

지능형 솔루션은 다음과 같은 이점을 제공합니다. 

• 벤더 이름, 인보이스 번호, 날짜, 통화, 총 금액, 세금, PO 번호와 같은 세부 정보를 캡처합니다. 
• 문서를 여러 인보이스로 분리하고 검증된 인보이스를 승인 및 결제 처리를 위해 전송합니다. 
• PO, 인보이스, 상품 명세서의 3자 매칭을 수행합니다. 
• 패턴, 예외 및 중복 사항을 파악하여 규정 준수 및 사기 감지를 개선합니다. 
• 현금 흐름 및 수익에 대한 분석을 개선합니다. 

매입채무에서 AI와 인간 전문성의 균형 

AI는 AP 프로세스에 많은 이점을 제공할 수 있지만, 수년간 회사 및 고객과 협력해 온 재무 전문가의 기술과 지식을 대체할 수는 없습니다. 이 직원들은 AI 기술을 담당하고 회사의 필요에 맞게 이러한 기술을 상세 조정할 것입니다. 

AP 팀은 AI 교육을 필요로 할 수 있으며, 이들의 역할은 보다 고부가가치 역할을 수행할것입니다. 그러나 수동 업무가 줄어들고 더욱 완전하고 정확한 지출 정보를 얻을 수 있다면, AP 팀은 시간을 확보하고 예측 및 예산 책정과 같은 전략적인 업무에서 더 많은 역할을 할 수 있습니다. 모든 예외 사항을 추적하는 대신, 비용이 많이 드는 항목과 사기 가능성에 집중할 수 있습니다. 또한 회사가 AI를 적용하는 방법에 대한 프로토콜을 개발하고 재무에서 요구되는 견제와 균형이 유지되도록 할 수 있습니다. 

오늘날 많은 AP 팀과 재무팀은 이러한 업무를 수행할 인력이 턱없이 부족한 근본적인 문제에 직면해 있습니다. 인재는 드물고, 대학에서 배출하는 회계사는 줄어들고 있으며, 기존 인력은 노령화되고 있습니다. AI가 제공할 수 있는 효율성은 격차를 줄이는 데 도움이 될 수 있으며, 젊은층의 근로자 입장에서 AP와 재무 전문가를 더 매력적인 분야로 만들 수 있습니다. 

Bartolini는 “많은 AP 부서들이 ‘효율성의 중심’이 되었지만, 점점 더 많은 부서가 ‘인텔리전스의 허브’가 되는 데 초점을 맞추고 있습니다.”라며, “비즈니스 리더들은 조직에 대한 명확하고 정확한 묘사를 제공하기 위해 이 기능에 의존하고 있습니다. ... AP 내에서 AI가 등장함에 따라 데이터는 더욱 중요해지고 … 가치 있게 될 것입니다.”라고 말합니다. 

자세히 알아보기: 인보이스 관리를 위한 AI 솔루션 

Concur Invoice를 방문하여 해당 솔루션이 어떻게 귀사가 인보이스 관리 프로세스를 자동화, 디지털화 및 가속화하는 것을 돕고 규정 준수, 사기 감소 및 맞춤화와 같은 이점을 제공하는지 알아보세요. 데모를 보고, 타기업의 모범 사례를 들어 보고, ROI를 계산해 보고, 솔루션 및 통합을 통해 이점을 확대할 수 있는 방법을 알아보시기 바랍니다. 

1. 2024년 미지급금: 주요 추세 및 예측(Accounts Payable 2024: BIG Trends and Predictions). Ardent Partners, SAP Concur 후원 보고서, 2024년. 

2. SAP Concur CFO 인사이트: 성장을 위한 리포지셔닝(SAP Concur CFO Insights: Repositioning for Growth), 2024년 3월.