임직원 안전 보장 의무: 비상시에만 국한되지 않은 안전 보장 의무
임직원 안전 보장 의무는 주로 석유 및 가스 회사와 같이 원격으로 운영되고 위험한 상황이 발생하기 쉬운 비즈니스 환경을 갖춘 회사의 위기관리에 종종 사용되었습니다.
하지만 코로나19, 팬데믹 같은 상황이 벌어지면서 변화하게 되었습니다. 이제 임직원 안전 보장 의무를 5년마다 한 번씩 긴급 상황으로 인식할 수는 없게 되었습니다. 상시적 위기 계획 및 대응이 필요한 시대가 되었습니다.
Deloitte의 선임 매니저인 Isaac Bowman은, SAP Concur Travel Industry Summit에서 해당 주제에 관한 세션 중, “임원진들은 임직원 안전 보장 의무를 더 강조하고 전략적으로 접근해야 한다는 것을 인지하고 있습니다”라고 말했습니다. “우리는 직원들이 가장 소중한 자산이라는 것을 알고 있습니다. 그리고 비즈니스 출장은 기본적으로 전 세계에 걸쳐 우리의 소중한 자산인 직원들을 이동시키는 물류 프로그램이라고 생각하면 됩니다.”
물론 팬데믹으로 인해, 안전에 대한 우려가 매일 그리고 모든 곳에서 비즈니스 출장자와 다른 직원들 모두에게 영향을 미치게 되었습니다. 기업들은 점점 더 커져만 가는 책임감을 깨닫고, 기존의 시스템과 관행들을 연구, 변경, 개선했습니다.
기업들은 부서장들을 통해 출장이 승인될 수 있도록 통제를 강화했으며, 부서장들은 정기적인 보고서를 받고 출장 변경 사항과 출장 충족 요건들에 대한 안내 사항들을 알리기 위해 매주 회의를 진행했습니다. 기업들은 비즈니스 출장자 위치 추적 기술 사용을 통해 출장자들의 위치를 알 수 있었을 뿐만 아니라, 제한 사항들과 우려되는 사항들을 알릴 수 있었습니다.
Travel Incorporated의 전략적 파트너십 SVP 이자, 세션 패널 구성원인 Tony Peter는 “우리가 알게 된 변화 중 하나는 과거에 가볍게 관리했던 프로그램들이 이제는 단순히 TMC에 의존하여 모든 것을 처리하고 있고, 우리는 그 시스템에 안주하고 있습니다”라고 말했습니다. “우리는 고객들과 소통할 수 있는 훌륭한 대화형 툴을 항상 가지고 있었지만, 팬데믹으로 인해 모든 고객들이 팬데믹 이전보다 더 대화형 툴을 활발하게 활용하고 있습니다.”
출장을 가는 직원만이 아닌, 모든 직원으로 안전 보장 의무 확대
팬데믹으로 인해 기업의 사무실이 비게 되고, 개인의 침실과 공간들이 근무 환경으로 바뀌면서, 출장을 떠난 직원들과 출장을 떠나지 않은 직원들 사이의 격차가 좁혀졌습니다. 이와 동시에, 임직원 안전 보장 의무의 정의와 지원 대상이 확대되었습니다.
기업들이 출장을 떠난 직원들 그리고 그들의 위치를 추적하는 것에 대해 책임감을 느꼈었던 것처럼, 이제는 동일한 요구 사항이 재택 근무 또는 원격 근무하는 직원들 사이에서도 생기게 되었습니다. 직원에게 연락하는 것은 더 이상 회사 책상으로 직원들을 찾아가거나, 직원의 집 주소를 찾는 단순한 일이 아닙니다. 기업들은 획일적인 접근 방식에서 벗어나야 했습니다.
Bowman은 “임직원 안전 보장 의무 내의 핵심 기능은 단순히 자연재해에 대응하는 것 이상으로 조직에 훨씬 더 큰 가치를 가지고 있습니다.”라고 말했습니다. “실제로 직원이 머무는 곳이라면 어디서든지 일할 수 있기 때문에 도시, 국가 또는 전 세계에 걸쳐, 어느 날은 집 안이나 뒷마당에서 일할 수 있고, 집 건너편의 커피숍에서 일할 수도 있을 뿐만 아니라, 일 년의 절반을 재택 하면서 보낼 수도 있습니다.”
임직원의 정신 건강 및 일과 삶의 균형
더 넓은 관점에서 본다면, 임직원 안전 보장 의무는 질병 발생 시, 해외 출장 중인 직원에게 알람을 보내거나, 직원을 출장에서 소환할 수 있는 능력을 훨씬 뛰어넘는 것입니다.
이제, 임직원 안전 보장 의무는 직원의 자택 업무 공간으로 확장되고 정신적 및 육체적 건강을 포함할 수 있습니다. 기업들이 직원들을 보살피고 고용을 유지하기 위해 운동, 식단, 심지어 정신적으로 필요한 사항까지도 평가하고 관리할 수 있습니다. 회사 시설의 범위와 통제에서 벗어난, 즉 예를 든다면, 자택 사무실의 부적절한 업무 환경(인체공학적이지 않은 식탁)은 위험 요소가 될 수 있습니다. 이러한 광범위한 요인들로 인해, 임직원 안전 보장 의무는 출장 관리 팀을 넘어 인사 팀, 보안 팀, 운영 팀 등으로 확장됩니다.
연구에 따르면 팬데믹이 정신 건강에 미치는 영향은 분명합니다. 기업들은 이를 인식하고 이에 대한 대책을 논의해야 합니다.
International SOS의 의료 지원 책임자인 William Hauptman 박사는 “임직원 안전 보장 의무는 출장자와 사무실에서 근무하는 직원들뿐만 아니라, 재택 근무자들도 포함하는 큰 의미로 진화했으며, 신체적 질병과 업무 상해뿐만 아니라, 정신 건강 문제를 포괄하고 있습니다”라고 말했습니다.
정보 및 지원
출장자들이 자주 묻는 질문에는 기업 출장 관리 시스템을 통해 모든 예약을 진행해야 하는지가 포함되어 있습니다. 공통적인 질문에는 교육, 정보 및 지원과 관련된 사안이 제기됩니다.
출장 관리자는 일반적으로 내부 사용자들만 접속할 수 있는 제한적인 시스템을 선호하는데, 그 이유는 출장자를 더 잘 보호하고 조언하며 보안 팀과 같이 다른 부서의 지원을 받는 데 도움 될 수 있기 때문입니다. 그러나 출장자들의 유연성에 대한 욕구와 임직원 안전 보장 의무에 대한 우려가 증가함에 따라, 관리자는 외부 예약 정보를 활용할 수 있어야만 이를 통해 출장자들에게 연락하고 정보를 제공할 수 있다는 점을 깨닫고 있습니다.
시스템과 임직원 교육은 필수입니다.
“우리는 하늘 아래에서 발생하는 모든 우발적 상황에 대응하는 방법에 대한 훌륭한 정책을 수립할 수 있습니다. 하지만 전략을 구현할 수 있는 프로세스가 없고, 전략을 평가할 수 있는 데이터가 없다면, 전략 자체가 수립될 수 없을 것입니다”라고 Bowman은 말했습니다.
“출장자에게 새로운 방향을 제시하는 것은 좋지만, 그들이 정말로 적극적으로 참여할 수 있도록 하려면 왜 그리고 그 밖에 무엇이 관련되어 있는지 이해해야 합니다.”라고 Peter는 말했습니다.
자세히 알아보기
임직원 안전 보장 의무의 변화: SAP Concur Travel Industry Summit의 위험 관리 및 예측 방법 세션에는 The Walt Disney Company의 Anne Hamilton, Deloitte의 Isaac Bowman, SAP Concur의 Ralph Colunga, Travel Incorporated의 Tony Peter, International SOS의 Dr. William Hauptman이 패널리스트로 출연합니다. 여기에서 세션 보기
Deloitte의 글로벌 위험 관리 설문조사. 여기에서 보기